8 pasos para conseguir reuniones eficaces

8 pasos para conseguir reuniones eficaces

DESDE EMPRESAS HASTA PARTIDOS CON VOCACIÓN ASAMBLEARIA

Vivimos aires de cambio en el mundo de la política. Estos cambios son recibidos con albricias por unos, y con espanto por otros.

Como todos los cambios.

El miedo al cambio es parecido al miedo a la palabra “difuso” que ya comenté en otro post.

Pero no es éste el tema que voy a tratar hoy.

Los nuevos partidos políticos que han surgido, fruto de la movilización ciudadana en muchos casos, tienen la vocación de funcionar de forma asamblearia.

Tengo en mis círculos cercanos, personas que participan de estas asambleas y todos inciden en lo mismo: las reuniones se eternizan, siempre hablan los mismos, no se toman decisiones, no se avanza en los temas…

Resulta que son los mismos obstáculos que existen en las organizaciones empresariales.

Mi propuesta para ambos contextos; el asambleario y el de las empresas, es la misma. Existen técnicas (y no son nuevas, existen desde hace mucho tiempo) para resolver estos problemas, y las grandes compañías las utilizan de manera sistemática, dado que es obvio que una empresa no puede estar debatiendo el mismo asunto durante cuatro horas y no llegar siquiera a un mínimo avance.

¿Cuáles son estas técnicas y cómo se pueden poner en marcha?

Os propongo unos mínimos pasos a dar a la hora de diseñar reuniones eficaces de trabajo.

 

Paso 1: Definir el objetivo de la reunión. Y por ende, qué es lo que me quiero llevar de la reunión. Parece una obviedad pero resulta necesario (y si está por escrito en grandes letras para que todos los puedan leer, mejor).

 

Paso 2: En función de lo que me quiero llevar… ¿qué hitos y qué tiempo voy a asignar a cada hito para lograrlo? ¿Qué técnicas tengo al alcance para conseguir cumplir los hitos? En Klap utilizamos algunos métodos para asegurar que todo el mundo intervenga y exprese su opinión. Es interesante y útil usar diagramas, dibujos, gráficos…

 

Paso 3: ¿Es realista el planteamiento? Si al revisar el Paso 2 te sale algo así como: “mañana empiezo la dieta y pienso adelgazar 18kg en 20 días”, mejor cambia alguna cosita….

 

Paso 4: Definir quiénes van a estar presentes en la reunión.

Entre los participantes estarán:

la persona interesada en que el objetivo se lleve a término,

las personas que van a aportar información, ideas… etc sobre el tema en cuestión, y por último (y no menos importante),

la persona que va a facilitar la reunión. Esta persona se encargará únicamente (¿¿¿¿¡¡¡¡ únicamente ¡!!!!!!????? ) de vigilar que los presentes estén dando los pasos acordados en el tiempo acordado. Esta persona será el/la maestro/a de ceremonias, el/la mediador/a … Quien recoja la información, ponga en orden las ideas y maneje los tiempos. Esta figura es la que normalmente no existe en las reuniones, y la razón por la que muchas veces no se llega a buen puerto. Reunirse sin una persona que haga de facilitador/a es como hacer un debate sin un mediador, navegar sin brújula, jugar al ajedrez sin reglas…

Aunque puede haber más roles en una reunión, los aquí nombrados son el mínimo necesario para empezar con buen pie.

 

Paso 5: Convocar a las personas asistentes.

Es necesario avisar con un tiempo prudencial para que todo el mundo conozca cuáles van a ser los hitos y cómo se va a desarrollar la reunión, de modo que puedan prepararse para ello. Cuando digo prepararse, digo que se va a invertir un tiempo de trabajo antes de la reunión. (No es objetivo de este post el tema de las reuniones urgentes.)

 

Paso 6: Tener todo preparado en la sala para que la reunión se desarrolle según lo previsto. Huelga decir que si se va a proyectar algo y has olvidado coger el archivo no es un buen comienzo…

 

Paso 7: Recordar a los participantes que deben evitar sufrir algunos de los síntomas que ya comenté en este post (link).

 

Paso 8: Plasmar el resultado de la reunión, a ser posible, de manera gráfica. Es una manera de que todo el mundo entienda y comparta el contenido aportado.

 

Paso 7: Salir con una lista de acciones que hay que realizar a corto plazo para dar el siguiente paso, concretando el día y el responsable de ejecutarla.

 

 

De modo que, lectores de este blog que estéis participando en asambleas o que sufráis de este mal endémico que son las reuniones infinitas en vuestras empresas, ¿habéis probado a poner en práctica estos pasos?

Si no es así, os invito a que lo hagáis y comentéis aquí qué tal os ha ido.

Posted by Administrador / Posted on 09 Sep
  • Post Comments 3

     Rafael
    • Ene 12 2016
    Responder  
    Buena visión del artículo. Generar reuniones eficaces es tan necesario en las organizaciones como en el terreno político. Me parece que es un buen enfoque y buscando más sobre los pasos para optimizar estas reuniones he encontrado un artículo que os puede interesar. Pincha aquí por si queréis leerlo.
       Alex Ochoa de A.
      • Ene 13 2016
      Responder  
      Gracias Rafael por el link. Muy interesante y necesario. Algunas herramientas de gestión de tareas no las conocía y las tendré que probar. Ya veremos. Saludos.
     Hosting
    • May 28 2016
    Responder  
    Se deben localizar proyectos intermedios de exito asegurado para alimentar al grupo con ejemplos reales de que la direccion senalada es la adecuada. No debemos dejar resquicios a la duda. Anticiparse a los escepticos es ir dos pasos por delante.

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